Transuniverse Ro S.R.L., de Roemeense dochter van Transuniverse Forwarding, verzorgt al sinds 2010 verschillende administratieve diensten voor het moederbedrijf. Inmiddels telt het kantoor in Constanta 34 medewerkers. Deputy manager Eugen Nate stelt ons het team voor.
Oorspronkelijk is Transuniverse Ro opgestart om de hoofdzetel in Wondelgem administratieve ondersteuning te bieden, zoals de opvolging en verwerking van de in- en uitgaande facturatie. De bedoeling was de werklast voor de medewerkers in België aanzienlijk te verlichten. Zo kunnen zij zich meer focussen op de operationele en commerciële activiteiten. Het bedrijf staat sinds het begin onder leiding van Lavinia Racovita, die sinds 2021 wordt bijgestaan door Eugen. Hij superviseert de verschillende afdelingen in Constanta.
Hoe belangrijk is Transuniverse Romania geworden?
Door de groei van Transuniverse in België en andere landen, groeide ook het belang van een feilloze administratie om de hele keten in goede banen te leiden. Het directiecomité in Wondelgem zag het potentieel van het Roemeense team in om het hoofdkantoor te ondersteunen. Zo kregen we met de jaren steeds meer taken toebedeeld, die goed afgebakend zijn om een efficiënte werking te garanderen.
Hoe zijn jullie georganiseerd?
Vandaag telt Transuniverse Ro zeven afdelingen, met telkens een ‘Team Lead’. De twee grootse zijn het order department met zes medewerkers en het quotations department met vijf mensen. De andere afdelingen tellen zo’n vier mensen.
Welke zijn die zeven departementen?
Ik zal ze in willekeurige volgorde opsommen:
- Orders
- Quotation
- Transport planning
- Control tower
- Administration
- Invoicing en cost control
- Customs
Die afdelingen volgen de uitvoering en administratie van de transporten dus op van begin tot einde. Quotation is de startfase van elk transport, met nadien de verschillende taken zoals het opvolgen van de Proof of Collection (PoC), de Proof of Deliveries (PoD) of de verwerking van de CMR door de afdeling Administration en de facturatie door Invoicing. Ze verzorgen ook extra diensten aan de klanten van Transuniverse.
Kunt u van dat laatste een voorbeeld geven?
De controletoren, bijvoorbeeld, houdt toezicht op de hele supply chain van een aantal grote klanten met complexe goederenstromen. Wij volgen de transporten van begin tot einde op en houden hun correcte uitvoering in de gaten.
De opvolging gebeurt hoofdzakelijk geautomatiseerd, maar het menselijke aspect is niet te onderschatten. Wij zijn bijvoorbeeld getraind om de klanten proactief op de hoogte te brengen als een transport vertraging oploopt. Ook aan het begin van de keten grijpt de controletoren soms in: onze mensen sporen ontbrekende, onvolledige of tegenstrijdige gegevens op die het vlotte verloop van een transport kunnen verhinderen.
In hoeverre spelen de IT-systemen een rol in het uitvoeren van jullie taken?
Zij spelen een zeer grote rol, want ze zorgen ervoor dat commerciële en operationele taken die door Wondelgem worden beheerd naadloos aansluiten bij de administratieve taken die wij verzorgen.
Onlangs waren de zeven Roemeense Team Leads op werkbezoek in Wondelgem. Transuniverse Forwarding werkt momenteel aan een volledig nieuw IT-systeem, dat alle aspecten van de werking van de groep nog beter moet stroomlijnen. Wij konden daar input geven en van gedachten wisselen om dat nieuw systeem zo feilloos als mogelijk te laten werken. Naar verwachting zal het in het voorjaar van 2026 uitgerold worden.