Transuniverse Ro S.R.L., la filiale roumaine de Transuniverse Forwarding, fournit depuis 2011 divers services administratifs à la maison-mère. Aujourd’hui, le bureau de Constanța compte 34 collaborateurs. Son directeur ajoint, Eugen Nate, nous présente l’équipe.
À l’origine, Transuniverse Ro a été créée pour offrir un soutien administratif au siège de Wondelgem, notamment pour le suivi et le traitement des factures entrantes et sortantes. L’objectif était de réduire la charge de travail du personnel en Belgique, afin qu’il puisse se concentrer davantage sur les activités opérationnelles et commerciales. La filiale est dirigée depuis ses débuts par Lavinia Racovița. Elle est épaulée depuis 2021 par Eugen, qui supervise les différents départements à Constanța.
Quelle est l’importance de Transuniverse Romania aujourd’hui ?
L’expansion de Transuniverse en Belgique et dans d’autres pays a entraîné une hausse des besoins en administration afin de garantir le bon fonctionnement de l’ensemble de la chaîne. Le comité de direction à Wondelgem a reconnu le potentiel de l’équipe roumaine pour soutenir encore davantage le siège central. Au fil des années, il nous a confié de plus en plus de tâches, chacune clairement définie afin d’assurer une organisation efficace.
Comment êtes-vous organisés ?
Aujourd’hui, Transuniverse Ro se compose de sept départements, chacun dirigé par un Team Lead. Les deux plus importants sont le département Orders (commandes), avec 6 personnes, et le département Quotation (offre de prix), qui en compte actuellement 5. Les autres départements comptent chacun environ quatre collaborateurs.
Quels sont ces sept départements ?
Les voici, dans un ordre aléatoire :
• Orders
• Quotation
• Transport Planning
• Control Tower
• Administration
• Invoicing and Cost Control
• Customs Support
Ces départements suivent l’exécution et l’administration des transports de bout en bout. Le département Quotation marque le début de chaque transport, tandis que le département Invoicing gère la facturation et que le département Administration assure le suivi des Proof of Collection (PoC), Proof of Delivery (PoD) et du traitement des CMR.
Ces départements peuvent également fournir des services supplémentaires pour le compte des clients de Transuniverse.
Pouvez-vous donner un exemple de ces services supplémentaires ?
La Tour de Contrôle, par exemple, supervise l’ensemble de la chaîne logistique de plusieurs grands clients aux flux de marchandises complexes. Nous suivons leurs transports du début à la fin et veillons à leur bonne exécution.
Bien que le suivi soit en grande partie automatisé, l’élément humain reste essentiel. Notre équipe est notamment formée pour informer les clients de manière proactive lorsqu’un envoi prend du retard. La Tour de Contrôle intervient parfois aussi en amont : nos collaborateurs détectent les données manquantes, incomplètes ou contradictoires susceptibles de perturber le bon déroulement d’un transport.
Dans quelle mesure les systèmes informatiques jouent-ils un rôle dans vos activités ?
Ils jouent un rôle très important, car ils garantissent une parfaite continuité entre les tâches commerciales et opérationnelles gérées à Wondelgem et les tâches administratives que nous assurons.
Récemment, les sept Team Leads roumains ont participé à une session de travail à Wondelgem. Transuniverse Forwarding développe actuellement un tout nouveau système informatique destiné à optimiser encore davantage tous les aspects du fonctionnement du groupe. Nous avons pu apporter notre contribution et échanger des idées afin que ce nouveau système soit aussi précis et performant que possible. Le nouveau système IT devrait être déployé au printemps 2026.