Transuniverse zorgt dagelijks voor de import en export van de goederen van zijn klanten. In veel gevallen zijn daar douaneformaliteiten aan verbonden. Onze AEO-gecertificeerde douanedienst zorgt voor een vlotte en vooral correcte afhandeling. Het team wordt aangestuurd door Michel De Lattre.
Oorspronkelijk maakte Michel carrière bij de douanedienst van een grote luchtvrachtexpediteur. In 2014 werd hij door Transuniverse aangetrokken om gestalte te geven aan een nieuwe afdeling: Customs. “Voordien werden de douaneformaliteiten waargenomen door de planning. Door ze aan een gespecialiseerde cel toe te vertrouwen konden de planners zich beter toeleggen op hun kerntaken. Ook kon meer expertise samengebracht worden. Bij douaneactiviteiten komt inderdaad steeds meer specifieke kennis kijken, al was het maar omdat de wetgeving constant evolueert”, legt hij uit.
Zijn team bestaat uit zes specialisten van verschillende nationaliteiten in Wondelgem en vier medewerkers in Roemenië, die belast zijn met de voorbereiding van de formaliteiten.
Specifieke kennis
“Die wetgeving verandert snel, niet alleen op gebied van fiscaliteit maar ook bijvoorbeeld van het toezicht op de eisen waaraan de in- en uitgevoerde producten moeten voldoen. Zo moet je bijvoorbeeld stipt de EU-richtlijnen volgen met betrekking tot de zogenaamde CE-regels waaraan producten moeten beantwoorden. Zij zijn immers zeer belangrijk voor de gezondheid en de veiligheid”, zegt Michel.
Export
Die specifieke kennis is vooral aan de exportzijde belangrijk. “De regels zijn verschillend in – zeg maar – Marokko, Turkije, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland. Ook zijn de Btw-regimes en financiële aspecten telkens anders. In principe moeten de uitvoerder en de lokale invoerder zich vergewissen dat de plaatselijke wetgeving en regels worden gerespecteerd. Maar in sommige gevallen maken ze een beroep op ons team om na te kijken of alles douane technisch klopt. Het gebeurt ook dat wij hen ondersteunen bij het uitzoeken van de correcte invoerrechten in een land. In Zwitserland, bijvoorbeeld, kunnen ze in sommige gevallen vermeden worden omdat de EU met dat land een vrijhandelsakkoord heeft”, voegt hij toe.
Import
Aan de importzijde betekende de Brexit en de bijhorende douaneformaliteiten een hele uitdaging voor zijn team. “Er kwam niet alleen veel extra werk bij maar ook meer tijdsdruk. Als je goederen vanuit Turkije invoert, dan heb je een vrij lange transittijd van doorgaans zeven dagen. Je hebt dus acht dagen om alles voor te bereiden. Invoer uit het Verenigd Koninkrijk is andere koek: de afstand en dus de transittijd is zeer kort. Je hebt dus veel minder tijd om alles tijdig klaar te hebben”, legt Michel uit.
Digitalisering
Dit is één van de redenen waarom digitalisering van groot belang is. “De douanedocumenten worden door ons digitaal bewaard en doorgestuurd naar de lokale agenten en/of bestemmelingen. Maar nog belangrijker is dat die digitalisering ervoor zorgt dat de planning zijn werk beter kan doen: we werken nauw samen om na te gaan of alle formaliteiten zijn ingevuld en een zending al dan niet mag vertrekken of geleverd worden. Wij checken dus of de documenten volledig zijn ingevuld. Als er gegevens ontbreken verwittigen we de klant. Dankzij ons performant IT-systeem genieten de klanten dus niet alleen van een snellere behandeling maar vermijden ze ook fouten die de logistieke stroom kunnen onderbreken”, zegt Michel nog.
Tot slot wijst hij op de goede contacten met de douaneadministratie: “Dat vergemakkelijkt de afhandeling van dossiers en eventuele controles. Zo wordt minder tijd verloren en kan een vlottere doorstroming gegarandeerd worden”.