La croissance explosive que Transuniverse Forwarding a connu ces dernières années nous a amenés à adapter notre fonctionnement. Après une analyse approfondie, nous avons créé une nouvelle structure pour l’équipe Export. Elle est dirigée par Frederik Boon (manager), qui est assisté par Alexander Bekaert (Europe occidentale et méridionale) et Pascal Willaert (Europe orientale, Maghreb, Turquie et Grèce).
« Il y a actuellement une sérieuse pénurie de personnel dans le domaine de la logistique. Il est de plus en plus difficile de trouver les collaborateurs adéquats. Les bons planificateurs, par exemple, sont devenus très rares. La question est donc de savoir comment nous pouvons faire face à la croissance dans ces circonstances. La réponse : en veillant à ce que les planificateurs puissent se concentrer sur leur tâche principale et en les déchargeant d’un maximum de tâches administratives », explique Frederik. Il assure la direction générale de l’équipe Export, qui compte aujourd’hui environ 35 personnes. Il veille à la qualité (et à la rentabilité) du service export, assure une meilleure répartition des tâches et met en place les synergies avec les autres services. Alexander et Pascal s’occupent de l’encadrement et de la formation continue des collaborateurs.
En révisant son fonctionnement, l’équipe Export peut se concentrer sur ses tâches spécifiques, notamment trouver suffisamment de capacité de transport, planifier correctement les transports et communiquer avec les agents. « Nous allégeons leur charge, d’une part grâce à une digitalisation plus poussée – le client peut déjà trouver de nombreuses informations dans le nouveau portail client – et d’autre part en transférant certaines de leurs tâches à une cellule administrative travaillant de manière plus polyvalente », ajoute Frederik.
Nouvelles attentes
« Les Amazon et bol.com de ce monde ont créé de nouvelles attentes de la part de nombreux clients en termes de suivi des commandes, d’information sur le statut des expéditions, etc. Lorsque les planificateurs n’ont plus à s’en occuper, ils peuvent davantage se concentrer sur leurs tâches primordiales, tandis que nous pouvons intégrer plus de continuité et de flexibilité dans le service », ajoute Alexander.
« Grâce à la répartition des tâches au sein de la cellule Export – entre l’Europe de l’Ouest et du Sud d’une part, et l’Europe de l’Est, le Maghreb, la Turquie et la Grèce d’autre part – nous pouvons également mieux utiliser les connaissances et compétences du personnel opérationnel et accroître leur flexibilité. Elle leur permet également de réagir plus rapidement, tandis que nous sommes mieux en mesure d’organiser la communication avec les autres services », souligne Pascal.
Cellule administrative
L’équipe Export peut donc désormais mieux se concentrer sur les tâches opérationnelles. Le cellule polyvalente qui s’occupera des différentes tâches administratives sera mise en place à très court terme. Ces personnes seront entre autres chargées du contact avec les agents pour, par exemple, savoir quand un envoi a été enlevé ou livré.
« Ce processus de communication ne peut pas toujours être digitalisé car les agents utilisent dans la plupart des cas des systèmes informatiques différents. La cellule administrative assurera donc un meilleur suivi des commandes. Elle sera également en mesure de réagir plus rapidement lorsque quelque chose se produit dans la chaîne. Le client bénéficiera donc lui aussi de l’amélioration de l’organisation interne de Transuniverse », conclut Pascal.
Sur la photo (DGAD) : Pascal Willaert, Frederik Boon et Alexander Bekaert.
