Automatisation : une efficacité améliorée grâce à notre nouveau portail client

Le nouveau portail client de Transuniverse Forwarding est opérationnel. Les clients peuvent désormais saisir directement leurs commandes de transports. Cette nouvelle étape dans l’automatisation de la communication entre Transuniverse et les clients permettra de réduire considérablement le nombre d’erreurs dans les réservations. Le portail offre également des avantages tels qu’un ‘track & trace’ efficace et le téléchargement aisé de divers documents, comme la preuve de livraison (PoD) et les documents douaniers.

Avec ce nouveau portail, Transuniverse élargit les possibilités de prise de commandes. De nombreux clients – de grandes entreprises mais aussi des petites et moyennes entreprises disposant d’une infrastructure informatique efficace – enregistrent leurs commandes de transport par EDI. Toutefois, certaines le font encore par e-mail. « À première vue, cela semble être un moyen simple et rapide de placer un ordre de transport. Mais si des données manquent ou sont inexactes, il faut corriger en envoyant de part et d’autre de nouveaux courriels. Ce qui signifie une perte de temps tant pour le client et que pour les employés de Transuniverse. C’est pourquoi nous avons mis en place ce niveau supérieur d’automatisation », explique Kevin Demeyer, responsable informatique.

Le nouveau portail permet d’améliorer tant la qualité du service que de réduire le taux d’erreurs. « Ce dernier point est crucial, car si quelque chose n’a pas bien été saisi au début de la chaîne, cela se répercutera tout au long de celle-ci. Cela peut même entraîner des erreurs dans la facturation », ajoute-t-il.

Quatre options

« Désormais, le client a quatre possibilités pour passer une commande : par EDI, via le portail client, via un formulaire modèle (template) Excel envoyé par e-mail à booking@transuniverse.be ou via un e-mail. Avec un template, vous réduisez les risques d’erreur, mais ils ne sont pas exclus. Et cette méthode n’est pas interactive. L’e-mail, quant à lui, nécessite beaucoup de travail administratif. C’est pourquoi, à partir de maintenant, nous facturons 5 euros par e-mail de prise de commande pour son traitement administratif. Les méthodes de réservation privilégiées sont donc désormais l’EDI et le portail client », explique Griet Gyselinck, Customer Service & Business Development Manager.

Des avantages supplémentaires

« La réservation d’un transport via le portail offre de nombreux avantages supplémentaires au client, comme la possibilité de joindre des documents ou de suivre le statut de l’envoi. Il est également possible de télécharger des factures et d’autres documents, comme une preuve de livraison (PoD) pour chaque facture individuellement. C’est certainement aussi un plus pour le client », dit-elle.

« Nous continuons par ailleurs à travailler à l’amélioration de nos outils informatiques du côté de nos sous-traitants. Cela nous permettra de recevoir et de traiter encore plus rapidement les informations relatives aux envois. De la sorte, nous pourrons informer nos clients plus rapidement. Ainsi nous pourrons confirmer la livraison, notifier proactivement les départs et les arrivées, etc. Cela permettra d’améliorer considérablement le suivi et la traçabilité », ajoute Kevin.

« Le nouveau portail client nous permettra également d’envoyer un lien – un ‘e-tracker’ – au destinataire pour qu’il puisse suivre ses marchandises. On peut comparer cela au système auquel nous sommes habitués aujourd’hui avec le commerce électronique. Et après la livraison, le client peut télécharger non seulement la PoD mais aussi d’autres documents (douaniers) », explique Kevin.

Avantages opérationnels

Commander les transports via le portail client offre également de grands avantages opérationnels. « Il est plus facile d’établir une liste de chargement, ce qui signifie que le magasinier de l’expéditeur peut mieux organiser la préparation des marchandises pour le départ. Il peut également générer des étiquettes au format de Transuniverse et les coller lui-même sur les marchandises. Ceci réduit également le taux d’erreurs, notamment lors de la prise en charge de marchandises ayant des pays de destination différents », poursuit-il.

Gagnant-gagnant

« Nous espérons que la réservation des transports via le nouveau portail client éliminera de nombreux problèmes à la source. C’est donc un système ‘win-win’, car il permet des gains d’efficacité tant pour le client que pour Transuniverse », conclut Griet.

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