Het nieuwe klantenportaal van Transuniverse Forwarding is operationeel. Klanten kunnen nu hun orders rechtstreeks invoeren. Deze nieuwe stap in de automatisering van de communicatie tussen Transuniverse en de klanten zal de foutenlast bij boekingen fors verminderen. Hij brengt ook voordelen, zoals een efficiënte ‘track & trace’ en het eenvoudig downloaden van de ‘Proof of Delivery’ en andere (douane)documenten.
Met het nieuwe portaal breidt Transuniverse de ‘order intake’-mogelijkheden uit. Veel klanten – grotere bedrijven maar ook kleine en middelgrote met een efficiënte IT-infrastructuur – boeken hun orders per EDI, maar andere doen dat per e-mail. “Op het eerste zicht lijkt dat een eenvoudige en snelle manier om een transportopdracht te boeken. Maar als er gegevens ontbreken of onnauwkeurig zijn, dient er heen en weer gemaild te worden, wat tijdverlies betekent voor zowel de klant als de medewerkers van Transuniverse. Daarom zetten we deze hogere graad van automatisering op”, zegt IT-manager Kevin Demeyer.
Het nieuwe portaal wordt dus centraal in het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het verminderen van de foutenlast. “Dat laatste is cruciaal, want als iets verkeerd loopt in het begin van de keten, zal het in de rest ervan misgaan. Zelfs bij de facturering kan het dan mislopen”, voegt hij toe.
Vier mogelijkheden
“Vanaf nu heeft de klant vier mogelijkheden om een order te plaatsen: per EDI, via het klantenportaal, via een Excel-template dat naar booking@transuniverse.be wordt gemaild of via een e-mail. Met een template verminder je de kans op fouten, maar ze zijn niet uitgesloten. En deze methode is niet interactief. De mail vraagt veel administratief werk. Daarom rekenen we vanaf nu 5 euro per order voor de afhandeling. De bevoorrechte boekingsmethodes zijn dus EDI en het klantenportaal”, stelt Griet Gyselinck, Customer Service & Business Development Manager.
Extra voordelen
“Een order via het klantenportaal boeken biedt de klant veel extra voordelen, zoals het aanhangen van documenten en het opvolgen van de status van de zending. Ook het opvragen van facturen en andere documenten, zoals een Proof of Delivery (PoD) per factuur, is mogelijk. Dat is zeker eveneens een plus voor de klant”, zegt ze.
“Ondertussen blijven we werken aan het verfijnen van onze tools aan de kant van onze leveranciers. Zo zullen we informatie rond zendingen nog sneller ontvangen en verwerken. Dat zal ons toelaten om onze klanten sneller in te lichten. Zo zal bijvoorbeeld de Delivery Confirmation Tool, een proactieve notificatie van vertrek en aankomst, leiden tot een fors verbeterde track & trace voor onze klanten”, voegt Kevin toe.
“Het klantenportaal biedt ons ook de mogelijkheid om een link naar de bestemmeling te sturen om de zending op te volgen, de e-tracker. Vergelijk het met wat we vandaag met e-commerce gewoon zijn geworden. En na de uitlevering kan de klant niet alleen de PoD maar ook andere (douane)documenten downloaden”, aldus Kevin.
Operationele voordelen
Ook operationeel biedt een boeking via het klantenportaal grote voordelen. “Het is gemakkelijker om de laadlijst op te stellen, waardoor de magazijnier van de verzender de zending beter kan voorbereiden voor vertrek. Hij kan ook labels genereren in Transuniverse-formaat en zelf op de goederen kleven. Ook dit vermindert de foutenlast, zeker als er goederen worden opgehaald met verschillende bestemmingslanden”, klinkt het verder.
Win-win
“Wij verwachten dat het boeken via het nieuwe klantenportaal veel problemen aan de bron zal elimineren. Het is een win-win, aangezien het een efficiëntieslag mogelijk maakt voor zowel de klant als Transuniverse”, stelt Griet tot slot.
