Meld schade correct en voorkom verrassingen bij de afhandeling ervan

Tijdens onze transporten valt het sporadisch voor dat goederen beschadigd geraken. Binnen de CMR-conventie is een set van spelregels voorzien waardoor de schadeafhandeling vlot en efficiënt kan verlopen. Een voorwaarde is wel dat de schade correct op de vrachtbrief wordt aangegeven. Dan pas kan een verzekeringsdossier geopend worden. Om minder aangename situaties en complicaties te voorkomen, zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rij.

Een veelvoorkomende misvatting
“We merken steeds vaker dat schade niet correct wordt gemeld bij ontvangst, vooral sinds de opkomst van ‘sign on glass’,” zegt Frederik Bosschem, Quality Officer bij Transuniverse. “Ontvangers tekenen de CMR-vrachtbrief voor ontvangst zonder opmerkingen over eventuele beschadigingen en melden de schade pas later per e-mail. Zonder een voorbehoud op de vrachtbrief zelf wordt echter aangenomen dat de goederen in goede staat zijn ontvangen. Het correcte gebruik van de vrachtbrief kan dus vervelende situaties voor u als klant – maar ook voor uw klant – vermijden.”
Hoe schade correct melden?
Bij ontvangst van goederen onder een CMR-vrachtbrief gelden duidelijke regels. De belangrijkste is de controle bij ontvangst: het CMR-verdrag bepaalt dat de geadresseerde (de ontvanger) de goederen bij aflevering moet inspecteren. Hierbij onderscheiden we twee types schades.

Zichtbare schade moet onmiddellijk bij ontvangst van deze goederen op de vrachtbrief worden genoteerd in het vak ‘10’ (waarin de goederen beschreven staan) of in vak 24 (het vak waarin de ontvanger ondertekent). Beschrijf de schade zo nauwkeurig mogelijk, bijvoorbeeld: “één doos beschadigd, mogelijk breuk in inhoud”. Idealiter neemt u foto’s van de schade (bij voorkeur met ‘datumstempel’ of met de vrachtwagen erop) en vermeldt u op de vrachtbrief dat de foto’s later per e-mail worden gestuurd. De chauffeur moet deze opmerking medeondertekenen. In het geval hij niet aanwezig mocht zijn tijdens het lossen, moet hij dit aangeven in vak 9 van de vrachtbrief.
Verborgen schade (die pas na het uitpakken zichtbaar is) moet binnen 7 (werk)dagen na ontvangst schriftelijk worden gemeld (per e-mail, aangetekende brief, …). Als verborgen schade te laat wordt gemeld is het moeilijk om de vervoerder aansprakelijk te stellen. Let wel: ook bij verborgen schade voorziet het CMR-verdrag dat de schade kan worden vergoed, maar dan dient de schadelijdende partij aan te tonen dat schade wel degelijk tijdens het transport is ontstaan.

Herinner uw klanten aan deze regels
“Niet elke ontvanger is in dezelfde mate op de hoogte van deze administratieve verplichtingen. Als klant van Transuniverse is het dus belangrijk dat u de geadresseerden – uw klanten, dus – eraan herinnert dat de afhandeling van schade gemakkelijker en sneller gebeurt als deze procedures correct opgevolgd worden”, benadrukt Frederik.

Hebt u vragen? Stuur een mailtje naar quality@transuniverse.be