Malgré le marché unique, la connaissance des règles douanières reste cruciale en Europe, d’autant plus que de nouvelles règles souvent complexes entrent en vigueur et que la numérisation prend une ampleur croissante. Transuniverse Forwarding considère donc cette expertise comme primordiale. Faites connaissance avec Tineke Van Veirdegem, la nouvelle responsable de notre département des douanes.
Tineke travaille depuis plus de sept ans comme déclarante chez Transuniverse. « Mon focus portait sur l’export vers la Turquie et sur les accises. Au fil des années, j’ai également apporté un soutien ponctuel à divers départements Import et Export. Cela m’a permis d’acquérir des connaissances et de l’expérience sur les différents aspects douaniers des divers flux. Lorsque le poste de Head of Customs s’est libéré, je n’ai donc pas hésité à poser ma candidature », dit-elle.
Tineke a étudié le management logistique à la Hogeschool Gent. « L’un des cours qui m’intéressait le plus était celui sur les douanes. Je me suis approfondie, et ce virus ne m’a plus lâchée depuis. Ainsi, j’ai commencé ma carrière en tant que déclarante dans une agence douanière à Zeebrugge, avant de rejoindre Transuniverse. »
Une passion pour les douanes
Selon elle, sa passion pour les douanes vient de ce que cette matière est en constante évolution. « C’est un domaine fascinant. Le paysage douanier change régulièrement, et il est donc important de mettre continuellement à jour ses connaissances des réglementations. Ces règles évoluent souvent, ainsi qu’en témoignent l’importante réforme de l’Union douanière de l’UE en mai 2023, l’introduction récente du système de contrôle des importations ICS2, ou encore les révisions successives des règles après le Brexit. »
L’équipe des douanes se compose de quatre personnes. Elle est assistée par cinq collaborateurs en Roumanie pour le soutien administratif. « En réalité, l’équipe en Belgique compte actuellement cinq personnes, car je m’y suis temporairement ajoutée », précise Olivia Adins, membre du comité de direction. « J’ai ressenti le besoin de rafraîchir mes connaissances douanières et souhaitais assister Tineke car nous sommes en train de mener une importante opération d’automatisation. »
L’automatisation prend de l’ampleur
Au sein de l’UE, les opérations douanières sont de plus en plus numérisées et automatisées. Ces derniers mois, plusieurs systèmes ont été introduits, tels que l’AES et le NCTS5. L’AES (Automated Export System) est le nouveau système européen de gestion numérique des déclarations d’exportation, dont l’objectif est d’harmoniser les processus et d’améliorer le contrôle en temps réel. Quant au NCTS5 (New Computerised Transit System version 5), il s’agit de la dernière version du système de transit de l’UE, permettant une gestion numérique et plus efficace du transport de marchandises sous contrôle douanier, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’UE.
L’implémentation de l’IDMS est le plus grand défi
« Le plus grand défi reste toutefois la mise en place de l’IDMS (Import Control Data Management System). Ce système inclut notamment les Entry Summary Declarations (ENS), qui exigent la transmission préalable des données détaillées des cargaisons avant leur arrivée dans l’UE, afin que les autorités douanières puissent procéder en temps réel à une évaluation des risques. Son entrée en vigueur était prévue pour juin, mais cette date a été reportée au 30 septembre, le logiciel des Douanes n’étant pas encore prêt. Cela illustre bien la complexité du nouveau système », souligne Tineke.
L’IDMS entraîne en effet des changements majeurs. Il requiert une nouvelle façon de travailler et modifie la nomenclature des différents champs à compléter. « C’est un peu comme si tous les codes d’une déclaration fiscale changeaient subitement. Il devient donc essentiel de suivre des formations externes pour mettre à jour nos connaissances des nouvelles procédures et pour les transmettre à nos clients », explique-t-elle.
Accompagner les clients sur les questions douanières
« Les procédures et les exigences de conformité se durcissent, alors qu’il y avait auparavant plus de flexibilité. Il est donc crucial d’informer nos clients et de leur faire prendre conscience que toute marge de manœuvre disparaît. Nos clients se posent d’ailleurs eux aussi de nombreuses questions. En tant qu’agent en douane, nous pouvons leur apporter des réponses. Nous ne nous limitons donc pas aux services de transport : nous accompagnons également nos clients sur les questions douanières.», ajoute Olivia.
« Par exemple, nous constatons que, même quatre ans après le Brexit, de nombreux clients commerçant avec le Royaume-Uni se posent encore de nombreuses questions,. Les règles ne sont pas toujours claires, certainement maintenant que certaines périodes de transition arrivent à leur fin. Certains clients n’ayant pas exporté vers le Royaume-Uni depuis longtemps ne savent pas par où commencer. Ils peuvent toujours s’adresser à nous pour les guider », ajoute Tineke.
« Nos clients auront d’ailleurs l’opportunité de rencontrer l’équipe des douanes lors du salon Transport & Logistics à Anvers en octobre. Ainsi, ils pourront poser des questions spécifiques, notamment sur les procédures de l’IDMS qui seront entrées en vigueur d’ici là », conclut Olivia.
