Une tour de contrôle roumaine dédiée au suivi administratif de tous les envois

Chaque année, Transuniverse Group assure le transport de non moins de 130.000 envois. Ces opérations s’accompagnent d’une quantité importante de documents électroniques. Tout le suivi se fait désormais en grande partie depuis la tour de contrôle du groupe en Roumanie.

Outre ses agents dans de nombreux pays, Transuniverse Group possède également deux sites propres à l’étranger. Le bureau de Milan est principalement orienté sur l’aspect commercial, et celui de Constanta sur un domaine complètement différent mais non moins important.

La filiale roumaine du groupe belge assure en effet depuis environ un an le suivi administratif de tous les envois. Les données manquantes, incomplètes ou contradictoires sont débusquées par les opérateurs roumains, contrôlées puis complétées dans le système. Cette fonction de support couvre notamment l’introduction des commandes, la facturation, la préparation des documents douaniers et le contrôle des factures entrantes.

Avec le nouveau service E‑Tracker, le volet ‘suivi du statut’ est beaucoup plus étoffé. À chaque nouvelle étape, Constanta adapte le statut de l’envoi et partage cette information avec l’expéditeur et le destinataire des marchandises.

Allègement de la charge de travail

« Cela allège considérablement la charge de travail de nos collaborateurs en Belgique, qui peuvent dès lors se concentrer sur le côté opérationnel de notre activité et sur la planification de tous les transports. Cela facilite aussi la communication vers les clients », explique Kevin Demeyer, responsable IT. « Nous recherchons bien entendu nous aussi une automatisation maximale, mais notre tour de contrôle nous permet de conserver un regard humain sur les choses. »

Le bureau roumain connaît actuellement une forte croissance. Le site actuel est devenu trop petit pour la vingtaine de collaborateurs qui y travaillent aujourd’hui. Ils déménageront prochainement vers un bâtiment plus grand.